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各種サービス
会議運営サービス
コンベンションを成功に導くトータルプロデュース&サポート
湘南国際村や外部施設にて開催された数々の国際会議、セミナーのコーディネートで培った実績とノウハウを活かし、企画立案から当日の運営手配まで、コンベンションをトータルにプロデュース&サポートいたします。
 
会議・イベント運営の総合コンサルティング
会議運営サービス 会議・イベントの運営を総合的にコンサルティングし、より豊かな内容へのデザイン、そして効率的な資源の活用と高い実施効果を目指し、トータルプロデューサーとして開催を支援します。
●企画立案
目的に適した会場やホテルの選定・ご提案、概算経費の見積と収支予測、課題やリスクの予測を行い、会議開催計画の立案において総合的見地からアドバイスを行います。
●進行管理
会議・イベントの準備段階で同時進行する様々な業務のスケジュール管理や準備委員会関係者、契約施設、手配業者との連絡調整など、総合的運営管理を行います。
事務局代行業務
事務局の準備業務は非常に多岐にわたり、煩雑で手間のかかるものです。主催者の方々の貴重なお時間と労力を軽減すべく、経験豊かなスタッフがスムーズかつスピーディーに事務局業務を代行します。
●登録受付
それぞれの会議・イベントに最適な登録受付の形態を構築し、参加者登録管理システムにて登録受付、入金管理、参加者リストの作成などを一元管理します。ホームページ作成・運営、ホームページからのオンライン登録システム構築にも対応いたします。事前の参加費徴収は弊社クレジットカード契約を通じた引落など、各種支払いモードに対応します。また、申込者へのコレスポンダンスはスピーディーに、そして正確に行います。
●会場・ホテル施設との折衝、連絡調整
登録受付の最新情報をもとに各施設に対してブロック予約の追加、変更、キャンセルの管理を行い、迅速な連絡調整を図ります。
●演題処理
演題募集、申込み受付、カテゴリー別管理、プログラムの編集サポートなどを行います。また査読結果の通知や提出原稿の管理、アブストラクト・プロシーディングスの作成に至るまでお手伝いします。
準備委員会の運営アシスト
委員会の開催手配・招集、議案・議事録の作成など、準備委員会の運営をアシストします。
●会場計画・設営
プログラムに応じた会場使用計画を立案し、それに伴い必要となる視聴覚機材やオペレータ、看板・装飾、通訳などの専門スタッフを、ネットワークを駆使して手配いたします。
●当日運営
会議運営マニュアル作成、運営スタッフへのオリエンテーションの実施、プログラムの演出・進行管理、受付デスクの準備と運営などを行います。
 
財務管理
考えられる経費を適正に見積もり、参加人数の増減や物価変動、そのほかの要因によるリスクも考慮に入れ、現実的な予算計画を作成します。

準備段階においうて意志決定を行う各局面において、予算内で最大の効果が得られるような判断が下せるよう、正確な財務管理と現実的なプロジェクト分析を行い、定期的にご報告します。

会議の委員会専用口座の開設、日常的な入手金管理、会議終了後の決算報告書の作成にも対応します。
マーケティング・広報宣伝
宣伝 どんなに素晴らしいプログラムでも、集客が目標に達しなければ成功とは言えません。効果的なマーケティングとプロモーション計画を立案し、実施します。
●ホームページのデザイン・制作・運営
●パブリシティーのアレンジ
  • プレスリリースや各報道機関との連絡調整
  • 専門誌、学会誌への開催告知
●印刷物等、広報宣伝媒体の企画・制作
  • ロゴ・シンボルマークの作成
  • アナウンスメントやポスターなどのデザイン・制作、配布
  • アブストラクト、プロシーディングス、プログラム、会議資料などの編集・制作
  • CD-ROMのデザイン、編集、制作
  • 記念品・コングレスバッグなどのデザイン企画・制作
企画、制作
企画、制作
参加者の満足度は会議やイベント内容の質の高さによりますが、優れた企画と洗練された演出がキーポイントです。
●会議用ツールの作成
ポスター、プログラム、アブストラクト、バラエティーに富んだ記念品の作成などは、ご予算に応じてご提案致します。またコングレスキットについても趣向を凝らしたセットをご提案します。
●パーティー・レセプション
参加者相互の交流の一時は、ぜひ思い出に残るものとして演出したいもの。会場選定からアトラクション企画までお好みのスタイルで演出のトータルプロデュースをいたします。
●エクスカーション
会議前後、会議途中の観光ツアーやテクニカルツアー、同伴者向けのプログラムなどの企画・手配・当日の運営までサポートいたします。
●展示会
会議のテーマに基づいた展示会の同時開催に当たっては、出展者ガイドの作成から、出展申込受付、ブースの設営、当日の運営まで全面的にサポート致します。
会場設営
効率的な会場使用計画やレイアウトデザイン、必要機材・備品についてのご提案はお任せ下さい。会場の装飾品の制作やレンタル備品、サポート人員についてネットワークを駆使しあらゆる手配をいたします。
財務管理
●予算の立案
応募可能な助成金の調査や業者見積り依頼等を行い、現実的な収支計画を立案します。
●収支管理
会議開催及び基本事項決定段階より準備期間中、開催中、終了後と経過に合わせて収支予算を管理いたします。
 
当日運営
会議・イベント当日は円滑な運営ができるよう、マニュアルの作成やオリエンテーションの実施、当日受付の運営、同時・逐次通訳者やAV機器オペレーターなどのスぺシャリストの人材派遣など、適切なサポートをいたします。イレギュラー対応もエキスパートに安心してお任せ下さい。
 
事後処理
コンベンション終了後は経費の精算、決算書の作成、礼状の発送などの残務が締めくくりとなります。成果の分析・評価、報告書や記念アルバム・ビデオの作成など記録・引継資料の作成もお手伝いいたします。
 
株式会社湘南国際村協会 事業部 営業課
TEL 046 (855) 1800  FAX 046 (855) 1816
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